Cara membuat pesan otomatis di WA menjadi solusi praktis buat kamu yang ingin membalas chat dengan cepat tanpa harus selalu stay buka dashboard chat WhatsApp.
Fitur ini sangat berguna, baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis, terutama kalau kamu sering menerima pesan yang sama berulang kali.
Dengan pesan otomatis, komunikasi jadi lebih rapi, fast respons 24/7, profesional, dan efisien—tanpa bikin kamu kewalahan balas chat satu per satu.
Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp?
Pesan otomatis di WhatsApp adalah fitur atau pengaturan yang memungkinkan sistem mengirimkan balasan secara otomatis ketika ada pesan masuk.
Biasanya digunakan untuk:
- Pesan di luar jam kerja
- Balasan cepat untuk pertanyaan umum
- Menyambut pelanggan baru
- Memberi informasi dasar secara instan
Fitur ini paling sering digunakan oleh pelaku bisnis, admin online shop, dan customer service.
Baca Juga: Komunikasi Korporasi: Pengertian, Tujuan, dan Strateginya
Manfaat Menggunakan Pesan Otomatis di WA
Sebelum masuk ke caranya, penting tahu kenapa fitur ini layak digunakan:
- Menghemat waktu membalas chat
- Respon ke pelanggan jadi lebih cepat
- Terlihat lebih profesional
- Mengurangi pesan terlewat
- Cocok untuk bisnis skala kecil hingga besar
Pesan otomatis membantu menjaga komunikasi tetap jalan meski kamu sedang sibuk.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Business
Cara paling mudah dan resmi adalah menggunakan WhatsApp Business. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka aplikasi WhatsApp Business
- Masuk ke menu Setelan
- Pilih Fitur bisnis
- Klik Pesan di luar jam kerja atau Pesan salam
- Aktifkan fitur pesan otomatis
- Tulis pesan sesuai kebutuhan
- Atur waktu dan penerima pesan
- Simpan pengaturan
Dengan cara ini, pesan akan terkirim otomatis sesuai kondisi yang kamu atur.
Jenis Pesan Otomatis di WhatsApp Business
WhatsApp Business menyediakan beberapa jenis pesan otomatis yang bisa dimanfaatkan.
Pesan Salam
Digunakan untuk menyambut pelanggan baru atau yang pertama kali menghubungi.
Pesan di Luar Jam Kerja
Otomatis terkirim saat kamu sedang offline atau di luar jam operasional.
Balasan Cepat
Digunakan untuk menjawab pertanyaan umum dengan shortcut tertentu.
Ketiga jenis ini bisa dikombinasikan agar pelayanan lebih maksimal.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Menggunakan NgirimWA
Kalau kamu ingin pesan otomatis lebih beragam, seperti teks dengan gambar, file dll, kamu bisa gunakan fitur chatbot di NgirimWA.
Di NgirimWA, kamu bisa membuat pesan otomatis dengan dua pilihan.
- Dengan Chatbot Manual di menu Chatbot.
- Dengan Chatbot Ai (Jawaban lebih natural dan gaya pesan jawaban bisa kamu custom sesuai keinginan) di menu Chatbot Ai.
Cara membuat pesan otomatis di NgirimWA:
- Daftar akun NgirimWA. Klik Daftar Sekarang untuk mendapatkan akun Gratis unlock semua fitur selama 7 hari.
- Hubungkan WhatsApp. Lihat panduan menghubungkan WhatsApp di sini.
- Buat pesan otomatis di menu Chatbot. Ikuti langkah membuatnya di sini.
- Kalau ingin balasan pesan otomatis lebih natural, gunakan chatbot AI NgirimWA di menu Chatbot AI. Klik di sini untuk melihat cara membuatnya.
Jika menggunakan chatbot Ai, maka diperlukan credit Ai agar pesan otomatis di WA bisa berjalan.
Credit Ai di NgirimWA, bisa didapatkan dengan cara berlangganan, di setiap paket langganan tersedia credit Ai yang berbeda.
Jika credit Ai bawaan dari paket langganan kurang, maka bisa didapatkan dengan cara top up credit Ai nya saja. Klik di sini untuk cara top up credit Ai NgirimWA.
Contoh Pesan Otomatis di WA
Agar lebih kebayang, berikut contoh pesan otomatis yang sering digunakan:
- Trigger: Hallo, Halo, Pagi, dll.
Jawaban: “Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami. Ketik ”Info” untuk mengetahui produk yang kami sediakan.” - Trigger: Info.
Jawaban:
Berikut info produk yang bisa kamu coba:
A. Skincare.
B. T-Shirt.
C. Sepatu.
Ketik “A, B, C” atau ketik produk yang kamu inginkan untuk melihat produknya.
Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan sesuai dengan karakter brand kamu.
Tips Agar Pesan Otomatis Tidak Terlihat Kaku
Supaya pesan otomatis tetap terasa ramah, perhatikan hal berikut:
- Gunakan bahasa santai tapi sopan
- Hindari kalimat terlalu formal
- Sertakan informasi yang relevan
- Jangan terlalu panjang
- Tetap lakukan follow up manual jika perlu
Pesan otomatis sebaiknya membantu, bukan menggantikan komunikasi sepenuhnya.
Kesalahan Umum Saat Menggunakan Pesan Otomatis
Beberapa kesalahan yang sering terjadi:
- Pesan terlalu umum dan tidak informatif
- Tidak pernah diperbarui
- Tidak ada balasan lanjutan dari admin
Pesan otomatis tetap perlu dikontrol agar efektif.
Kesimpulan
Cara membuat pesan otomatis di WA sangat mudah, terutama jika kamu menggunakan WhatsApp Business.
Dengan pengaturan yang tepat, pesan otomatis bisa membantu mempercepat respon, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membuat komunikasi lebih profesional.
